FO Onderzoek - BarackOLlama/Research GitHub Wiki
Onderzoek
In dit onderzoek worden een tiental softwarepakketten vergeleken met de functies voor het bijhouden van administratieve taken die overeenkomen met de belangen van Festispec.
De pakketten geven we eerst weer in een longlist onder een set van criteria. Bij het kiezen van de criteria proberen wij de grootste problemen van Festispec te tackelen en daarbij de belangen van Festispec mee te nemen.
Vervolgens zijn er de drie administratieve systemen bepaald die het meest overeenkomen met de belangen van de te ontwikkelen Festispec applicatie. De toelichting volgt daarna.
Alle drie de softwarepakketten kunnen de vragenlijst niet bijhouden, maar dekken wel een groot aantal criteria, waardoor ze alsnog heel bruikbaar kunnen zijn.
1. Oracle:
De software kan het klantregister bijhouden, rapporten aanmaken en daarbij roosters plannen met een uitbreiding. Daarnaast kan met dit systeem ook de BTW automatisch berekend worden. Een nadeel is dat het product wel prijzig is en dat er cursussen nodig zijn om het product efficiënt te gebruiken.
2. Exact Online:
Exact Online komt overeen met Oracle en is een aanrader, omdat het op zichzelf aan belangrijke behoeften van Festispec kan voldoen. Met een verdere uitbreiding heeft het ook een roosterplanner waardoor het werk wat meer gecentraliseerd is. Voor Exact Online zal personeel ook goed ingeleerd moeten worden om op weg te kunnen met de software. Wat Exact Online als voordeel heeft tegenover Oracle is dat het in prijs een stuk voordeliger is.
3. Gekko:
Bij dit product kan er eerst een trial genomen worden om zo in te schatten of het product past bij de wensen van het betreffende bedrijf. Andere voordelen die Gekko heeft tegenover Exact en Oracle is het overal toegang hebben tot de software en de goede toegankelijkheid die het biedt voor rollen die buiten het administratieve gedeelte vallen. Als nadeel heeft Gekko geen uitbreiding om roosters in te plannen.
Alternatieve oplossing:
Omdat alle gekozen administratieve systemen geen mogelijkheid hebben om de vragenlijst bij te houden is het optioneel om de gegevens in excel op te slaan. Dit zou ook als oplossing kunnen dienen voor het plannen van roosters.
Conclusie:
Uit dit onderzoek blijkt dat Exact Online de meeste behoeften van Festispec kan dekken wanneer de alternatieve oplossing toegepast wordt. In combinatie met Excel kan Exact Online de vragenlijst bijhouden, de klant register bijhouden, Rapportages aanmaken en de roosters plannen met een uitbreiding.
Gekko zou aangeraden worden mits het een roosterplanner had, Excel zou dit probleem ook kunnen oplossen, maar het centraliseren van de taken is efficiënter. Oracle was een goed alternatief met als enige nadeel dat het meer kost dan Exact Online.
De keuze voor elk criterium is als volgt:
Vragenlijst bijhouden:
Een van de grote problemen dat Festispec heeft is dat de antwoorden op de vragenlijst handmatig overgenomen moeten worden wanneer het vanuit de inspecteurs wordt ontvangen.
Klantregister bijhouden:
Het bijhouden van klanten is goed om te hebben zodat ook rapporten voor specifieke klanten gemaakt kunnen worden, deze zijn weer bruikbaar voor de wekelijkse meetings. Daarbij kunnen de contactgegevens van de klant makkelijk opgeslagen worden voor hergebruik bij nieuwe inspecties bij dezelfde klant.
Rapportage aanmaken:
Het maken van bedrijfsrapportages is essentieel om een duidelijk beeld te krijgen van hoe Festispec eraan toe is. Hiermee kan Festispec bepalen waar het aandachtspunt ligt en hoe zij zich verder moeten ontwikkelen.
Rooster plannen:
Om goed bij te houden welke inspecteurs beschikbaar zijn, moet er een duidelijk overzicht zijn waarbij er makkelijk gezien kan worden wie er op een bepaald moment ingepland kan worden. Dit zal de workflow van Festispec ook verbeteren.
Goede toegankelijkheid:
Dit is niet essentieel maar kan handig zijn wanneer er bijvoorbeeld nieuw personeel wordt aangenomen, het kost niet veel tijd voor het personeel om te leren hoe de software voor de administratieve taken in elkaar zit. Ook iemand die het vak niet kent zou overweg moeten kunnen met de software.
BTW berekening:
Voor een kwartaaloverleg is het gunstig om in rapporten te weergeven hoeveel BTW Festispec moet betalen. Momenteel is dit niet essentieel omdat dit niet een van de hoofdproblemen bij Festispec is.
Trial/Free:
Bij het aanschaffen van sommige programma’s is er de mogelijkheid om een trial ervan te nemen en in sommige gevallen zijn deze zelfs gratis. Het grote voordeel hiervan is dat een bedrijf eerst kan zien of de software wel geschikt is in de praktijk.
Overal toegang:
Dit wil zeggen dat ook buiten kantoor gegevens toegankelijk zijn, bijvoorbeeld door mobiele versies van de software.