User Manual Booking

คู่มือการใช้งานระบบการจองห้องเพื่อใช้ในการจัดกิจกรรม

ในคู่มือการใช้งานนี้จะเป็นการอธิบายให้เห็นถึงวิธีการใช้งานระบบจองห้องภายในบริษัท ออด-อี (ประเทศไทย) จำกัด เพื่อจัดกิจกรรมโดยจะมีการอธิบาย ขั้นตอนการกรอกข้อมูลเข้าสู่ระบบเวลาที่ผู้ใช้งานสามารถจองได้ในแต่ละวัน ระยะเวลาขั้นต่ำที่สามารถจองได้ รวมไปถึงการบันทึกข้อมูลการจองเข้าสู่ระบบ และการยืนยันข้อมูลการจองห้องเพื่อใช้ในการจัดกิจกรรม

ระบบจองห้องเพื่อใช้ในการจัดกิจกรรมเป็นระบบที่จัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์ในการช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานในการจองห้องเพื่อใช้ในการจัด กิจกรรมตามความต้องการของผู้ใช้งาน โดยผู้ใช้งานสามารถกรอกข้อมูล เข้าสู่ระบบเพื่อเป็นการนัดหมายล่วงหน้าซึ่งจะได้รับอีเมลตอบกลับเพื่อยืนยันผลการจอง โดยการจองจะมีข้อตกลงร่วมกันคือ ผู้ใช้งานจะสามารถจองห้องได้ ล่วงหน้าสองสัปดาห์นับจากวันที่ปัจจุบัน โดยจะจองได้ในเวลาที่กำหนดและจองอย่างน้อย 1 ชั่วโมง

---

การใช้งานและรายละเอียดข้อมูล

1. การกรอกข้อมูลสำหรับการจองห้องจัดกิจกรรม

เริ่มต้นการใช้งานเมื่อผู้ใช้งานทำการเปิดหน้า Application oddsBooking จะแสดงหน้าจอการกรอกข้อมูลสำหรับการจอง ดังแสดงในรูปที่ 1.1 โดยผู้ใช้งานนั้นจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนตามที่ระบบได้ทำการเรียกขอ ได้แก่ ชื่อผู้จอง อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ห้องที่ต้องการจอง เหตุผลในการขอจองห้อง วันที่และเวลาที่ ต้องการจอง

สำหรับวันเริ่มกิจกรรมผู้ใช้งานสามารถเลือกวันที่ต้องการล่วงหน้าได้จากวันที่หลังจากวันปัจจุบัน2สัปดาห์ต้นไป ซึ่งผู้ใช้จะต้องทำการเลือกวันเริ่มต้นเวลา เริ่มกิจกรรม วันสิ้นสุดกิจกรรม และเวลาสิ้นสุดกิจกรรมตามลำดับ โดย

• กรณีที่เลือกวันเริ่มต้นเป็นวันจันทร์-ศุกร์ จะสามารถเลือกเวลาเริ่มต้นตั้งแต่ 18.00 ถึง 22.00 โดยกำหนดให้ช่วงเวลาขั้นต่ำในการจองเป็นอย่างน้อย 1 ชั่วโมงและสามารถเลือกเวลาสิ้นสุดกิจกรรมได้ถึง 23.00 ของวันเดียวกัน
• กรณีที่เลือกวันเริ่มต้นเป็นวันเสาร์ ผู้ใช้งานจะสามารถจองได้สูงสุด 2 วัน คือ เลือกวันสิ้นสุดกิจกรรมเป็นวันเดียวกันหรือเลือกวันสิ้นสุดกิจกรรมในวัน ถัดไปซึ่งเป็นวันอาทิตย์ โดยผู้ใช้งานจะสามารถเลือกเวลาเริ่มต้นได้ ตั้งแต่ 9.00 ถึง 20.00
• หากผู้ใช้งานเลือกวันสิ้นสุดกิจกรรมเป็นวันเดียวกันจะสามารถเลือก เวลาสิ้นสุดกิจกรรมได้สูงสุด 21.00
• หากผู้ใช้งานเลือกวันสิ้นสุดกิจกรรมเป็นวันถัดไปจะสามารถเลือก เวลาสิ้นสุดกิจกรรมได้ตั้งแต่ 9.30 และสูงสุดถึง 21.00

ในกรณีที่ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือข้อมูลที่กรอกเข้าสู่ระบบไม่ ถูกต้องตามที่กำหนดไว้ ระบบจะไม่สามารถกดปุ่ม Preview เพื่อไปยังหน้าถัดไป ได้โดยระบบจะแสดงกรอบข้อความเป็นสีแดงรอบช่องใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องพร้อม ทั้งแสดงข้อความเตือน ดังแสดงในรูปที่ 1.2 ในกรณีที่ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลครบถ้วนและถูกต้องจะแสดงปุ่ม preview ให้สามารถกดข้ามไปยังหน้าถัดไปได้ ดังแสดงในรูปที่ 1.3

รูปที่ 1.1 หน้ากรอกข้อมูลสำหรับการจองการใช้งานห้อง
รูปที่ 1.2 หน้าแสดงในกรณีที่ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลไม่ครบหรือกรอกข้อมูลไม่ถูกต้อง
รูปที่ 1.3 หน้าแสดงในกรณีที่ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง

2. หน้า Preview

เมื่อผู้ใช้งานกรอกข้อมูลในหน้าสำหรับกรอกข้อมูลการจองครบถ้วนและถูกต้อง ผู้ใช้งานจะสามารถกดปุ่มเพื่อมายังหน้า Preview โดยในหน้า Preview จะแสดงรายละเอียดข้อมูลการจองที่ผู้ใช้กรอกเข้ามาก่อนหน้านี้เพื่อให้ผู้ใช้ได้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กรอกเข้ามา ดังแสดงในรูปที่ 2.1

รูปที่ 2.1 หน้าแสดงรายละเอียดข้อมูลการจอง

หากผู้ใช้ต้องการที่จะกลับไปแก้ไขข้อมูลก็สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม Return เพื่อกลับไปหน้ากรอกข้อมูล ก่อนหน้าได้ แต่ถ้าข้อมูลถูกต้องและไม่ต้องการแก้ไขแล้วก็สามารถกดปุ่ม Submit เพื่อทำการยืนยันข้อมูลการจอง

3. หน้า Success

เมื่อผู้ใช้งานตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจากหน้า Preview จากนั้นกด Submit เพื่อส่งข้อมูลการจอง ระบบจะแสดงหน้า Success เพื่อแสดงว่าการจอง สำเร็จ และทางระบบจะส่ง email ไปยังผู้ใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานนั้นได้กดยืนยัน การจอง และในหน้านี้จะมีปุ่ม Booking Again ซึ่งหากผู้ใช้งานต้องการจองห้อง เพื่อจัดกิจกรรมอีกครั้ง จะสามารถกดปุ่มนี้ได้

รูปที่ 3.1 หน้า Success ที่แสดงให้ผู้ใช้งานทราบว่าผู้ใช้จองสำเร็จ

4. หน้า Confirm

หลังจากผู้ใช้งานบันทึกข้อมูลลงในระบบเรียบร้อยแล้วนั้น ระบบจะทำการ ส่ง email ที่มีลิงก์สำหรับการกดยืนยันการจอง เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบ และทำการยืนยันข้อมูลการจองได้ โดยที่ผู้ใช้งานจะต้องกดปุ่ม Confirm เพื่อทำ

การยืนยันการจอง ซึ่งผู้ใช้งานจะต้อง เข้ามายืนยันการจองภายใน 24 ชั่วโมง ไม่เช่นนั้นการจองจะหมดอายุ

รูปที่ 4.1 หน้า Detail แสดงข้อมูลการจองของผู้ใช้งานก่อนยืนยันการจอง

รูปที่ 4.2 หน้าแจ้งเตือนผู้ใช้งานเมื่อการจองหมดอายุ